賃貸物件の原状回復で入居者とのトラブルを防ぐには？確認事項と記録の残し方
賃貸物件の退去時には、室内の傷や汚れ、設備の不具合などを確認し、必要に応じて原状回復工事を行います。その際、修繕費用の負担や工事の範囲について、入居者との認識に違いが生じることがあります。
賃貸オーナー様や管理会社様にとって、退去時のトラブルを防ぐためには、室内の状態を正確に把握し、確認した内容を記録に残しておくことが大切です。
今回は、原状回復に関するトラブルを防ぐために、確認しておきたいポイントや記録の残し方について解説します。
退去時に室内の状態を確認する
原状回復を進める際は、まず室内の状態を確認し、傷や汚れ、破損などがある箇所を把握しましょう。
例えば、次のような箇所は確認しておきたいポイントです。
・壁紙や床材の傷、汚れ、剥がれ
・ドアや収納扉などの建具の破損
・キッチンや洗面台などの設備の状態
・水回りの汚れや不具合
・窓枠や巾木などの細かな傷み
退去後に室内を確認する際は、目立つ損傷だけでなく、普段は見落としやすい箇所も確認することが重要です。
また、傷や汚れを発見した場合は、場所や状態を具体的に記録しておくと、その後の修繕内容を検討しやすくなります。
写真を活用して修繕箇所を記録する
室内の状態を記録する方法として、写真の活用も有効です。
傷や汚れがある箇所を撮影しておけば、文章だけでは伝わりにくい損傷の範囲や程度を確認できます。
撮影する際は、室内全体の位置関係が分かる写真と、損傷部分を拡大した写真の両方を残すとよいでしょう。
例えば、ドアの表面に剥がれがある場合、ドア全体の写真に加えて、剥がれた部分を近くから撮影しておくことで、状態を把握しやすくなります。
なお、退去時の写真だけでなく、入居前の状態を記録した写真や点検記録も保管しておくと、入居前後の状況を比較する際に役立ちます。
経年劣化と入居者の故意・過失による損傷を区別する
原状回復に関するトラブルでは、修繕費用を誰が負担するのかという点が問題になることがあります。
国土交通省の原状回復に関するガイドラインでは、通常の使用による損耗や経年変化については、原則として賃貸人側が負担し、入居者の故意・過失などによる損傷は、入居者側の負担となる場合があるとされています。
例えば、日光による壁紙の色あせや、通常の使用によって生じた自然な劣化と、物をぶつけてできた大きな傷では、判断の考え方が異なります。
ただし、実際の負担区分は損傷の原因や契約内容などによって異なるため、見た目だけで一律に判断しないことが大切です。
修繕費用を請求する場合は、損傷の状態や発生原因、契約内容などを確認し、入居者に説明できるよう整理しておきましょう。
修繕内容と費用の根拠を整理する
退去後に修繕が必要になった場合は、工事内容と費用の根拠を整理しておくことも重要です。
修繕箇所ごとに、次の項目を記録しておくと管理しやすくなります。
・修繕が必要な箇所
・損傷や劣化の状態
・必要な工事内容
・見積もり金額とその内訳
・修繕方法を選んだ理由
例えば、室内ドアの表面に傷がある場合でも、状態によっては補修や化粧フィルムの施工、部材の交換など、複数の対応方法が考えられます。
それぞれの方法で工事範囲や費用が異なるため、建物や設備の状態を確認したうえで、適切な方法を検討することが大切です。
また、修繕費用の負担について入居者への説明が必要な場合は、工事内容と金額の関係を分かりやすく伝えられるようにしておきましょう。
退去時の確認内容を管理会社内で共有する
複数の物件を管理している場合、退去時の確認内容や修繕の進捗を担当者間で共有することも大切です。担当者ごとに記録方法が異なると、必要な情報を探すのに時間がかかったり、修繕内容の伝達に漏れが生じたりする可能性があります。
そのため、写真の保存先や記録する項目、修繕業者への依頼方法などをあらかじめ整理しておくと、管理業務を進めやすくなります。
また、修繕前後の写真や工事内容、費用などを物件ごとに保管しておけば、将来的に同じ箇所の修繕が必要になった際にも参考にできます。
原状回復では状態に合った修繕方法を選ぶことも重要
原状回復では、損傷の程度や設備の状態に応じて、適切な修繕方法を選ぶことが重要です。
例えば、ドアやキッチン扉、収納扉などは、表面に傷や色あせがあっても、下地や本体に大きな問題がなければ、ダイノックシートなどの化粧フィルムを施工して見た目を整えられる場合があります。
一方で、部材そのものが破損している場合や、下地の劣化が進んでいる場合には、補修や交換が必要になることもあります。
修繕方法を検討する際は、費用だけでなく、施工後の耐久性や使用状況も踏まえて判断しましょう。
また、修繕方法と費用の根拠を記録に残しておくことで、オーナー様や管理会社様が工事内容を把握しやすくなり、説明の際にも役立ちます。
記録と丁寧な説明で原状回復のトラブルを防ぐ
賃貸物件の原状回復では、退去時の室内確認、写真撮影、修繕内容の整理を丁寧に行うことが、入居者との認識の違いを防ぐための基本となります。
また、経年劣化と入居者の故意・過失による損傷を適切に区別し、契約内容や損傷の状況に基づいて説明することも重要です。
日頃から記録の残し方や情報共有の方法を整えておけば、退去後の修繕を円滑に進めやすくなります。
シートラボ埼玉では、埼玉県狭山市を拠点に、ダイノックシート施工やクッションフロア施工などに対応しています。賃貸物件のドアや収納扉、キッチンなどの内装補修をご検討の際は、建物や部材の状態に合わせた施工方法について、お気軽にご相談ください。
2026年10月16日